Jak napisać wezwanie do zapłaty? Wzór do pobrania i omówienie

Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym żądasz od dłużnika zapłaty konkretnej kwoty w wyznaczonym terminie. Przepisy nie wymagają dla niego szczególnej formy. Dobrze przygotowane wezwanie stawia jednak dłużnika w zwłoce, pozwala Ci naliczać odsetki i chroni Cię przed kosztami procesu, jeśli sprawa trafi do sądu. Poniżej znajdziesz elementy, które musisz w nim zawrzeć, sposób doręczenia, kolejne kroki po upływie terminu oraz wzór przedsądowego wezwania do zapłaty do pobrania.

Po co wysyłać wezwanie do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty otwiera windykację polubowną, czyli próbę odzyskania wierzytelności bez sądu. Daje Ci trzy konkretne korzyści prawne.

• Stawiasz dłużnika w zwłoce, gdy umowa nie określała terminu płatności. Dłużnik musi wtedy zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 Kodeksu cywilnego). Od tego dnia możesz żądać odsetek za opóźnienie (art. 481 k.c.).
• Chronisz się przed kosztami procesu. Jeżeli pozwany nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uzna roszczenie przy pierwszej czynności procesowej, sąd może obciążyć kosztami Ciebie (art. 101 Kodeksu postępowania cywilnego). Wcześniejsze wezwanie dowodzi, że dłużnik miał szansę zapłacić bez sądu.
• Spełniasz wymóg pozwu. W pozwie podajesz, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie, a jeśli nie, wyjaśniasz dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 k.p.c.). Pismo przedsądowe dokumentuje taką próbę najprościej.

Wiele spraw kończy się na tym etapie. Część dłużników płaci dopiero po otrzymaniu pisma z kwotą, terminem i zapowiedzią pozwu.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Przepisy nie określają obowiązkowej treści, więc o skuteczności decyduje precyzja. Po lekturze dłużnik ma wiedzieć, ile, za co i do kiedy płaci. Umieść w wezwaniu:

1. Dane wierzyciela i dłużnika: imię i nazwisko albo firmę, adres, przy przedsiębiorcach także NIP.
2. Datę i miejsce sporządzenia pisma.
3. Kwotę należności głównej, także słownie.
4. Podstawę prawną i faktyczną roszczenia: numer i datę faktury lub umowy oraz pierwotny termin płatności.
5. Odsetki: żądanie odsetek za opóźnienie od wskazanej daty do dnia zapłaty. Wezwanie do zapłaty z odsetkami od razu pokazuje dłużnikowi, że dług rośnie.
6. Termin zapłaty liczony od dnia doręczenia.
7. Numer rachunku bankowego i tytuł przelewu.
8. Zapowiedź dalszych kroków: pozew, a jeśli chcesz, także wpis do biura informacji gospodarczej.
9. Podpis wierzyciela lub osoby uprawnionej do reprezentacji.

Nagłówki „ostateczne wezwanie do zapłaty” czy „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty” nie zmieniają skutków prawnych. Liczy się treść pisma i to, że dłużnik je otrzymał.

Jaki termin wyznaczyć dłużnikowi?

Ustawowego terminu nie ma. Najczęściej wierzyciele wyznaczają 7 lub 14 dni od doręczenia. Termin 3 dni sąd może uznać za nierealny, a wtedy tracisz argument, że dłużnik miał czas zapłacić dobrowolnie.

Wysyłasz wezwanie do zapłaty faktury po terminie? Dłużnik jest w opóźnieniu od dnia następującego po terminie z faktury i od tego dnia liczysz odsetki. Wezwanie daje mu wtedy ostatnią szansę przed sądem.

Jak wysłać wezwanie, żeby mieć dowód doręczenia?

Wyślij wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj kopię pisma, dowód nadania oraz zwrotkę. Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 k.c.). Dłużnik, który nie odebrał awizowanego listu, co do zasady nie powoła się na niewiedzę.

Wezwanie do zapłaty wysłane online, na przykład mailem, też jest ważne. W sporze trudniej jednak udowodnić, że wiadomość dotarła do właściwej osoby. Traktuj e-mail jako uzupełnienie listu.

Poleconym wyślij wezwanie także wtedy, gdy planujesz wpis dłużnika do biura informacji gospodarczej (np. BIG InfoMonitor, KRD). Wpis możesz zlecić najwcześniej miesiąc po wysłaniu wezwania listem poleconym albo po doręczeniu go do rąk własnych. Wezwanie musi ostrzegać o zamiarze przekazania danych do biura i informować dłużnika, że może zgłosić wierzycielowi sprzeciw wobec przekazania danych. Dług musi przekraczać 200 zł u konsumenta albo 500 zł u przedsiębiorcy i być wymagalny od co najmniej 30 dni.

Wezwanie do zapłaty faktury między firmami

Gdy dłużnikiem jest przedsiębiorca, a należność wynika z transakcji handlowej, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje Ci dwa dodatkowe narzędzia:

• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, wyższe od odsetek kodeksowych;
• rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy należności do 5 000 zł, 70 euro od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł. Należy się od każdej faktury niezapłaconej w terminie, bez wykazywania kosztów.

Wpisz rekompensatę i odsetki handlowe wprost do wezwania. Dłużnik zobaczy, ile kosztuje go każdy tydzień zwłoki.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Wierzyciele często na tym tracą. Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem lub komornikiem albo uznanie długu przez dłużnika (art. 123 k.c.). Mediacja i zawezwanie do próby ugodowej tylko zawieszają bieg przedawnienia (art. 121 pkt 5 i 6 k.c.). Kolejne wezwania terminu nie przedłużają.

Ogólny termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata. Termin kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego (art. 118 k.c.). Gdy koniec się zbliża, wyślij wezwanie od razu i równolegle przygotuj pozew.

Zachowaj każdą odpowiedź, w której dłużnik uznaje dług, na przykład prośbę o raty. Takie uznanie przerywa bieg przedawnienia.

Dłużnik nie zapłacił. Co dalej?

Po upływie terminu możesz skierować sprawę do sądu. Przy roszczeniu udokumentowanym fakturą lub umową najczęściej składasz pozew w postępowaniu upominawczym, w którym sąd wydaje nakaz zapłaty. Sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym, bez rozprawy, więc czekasz krócej niż w zwykłym procesie.

Drugą drogą jest elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli e-sąd. Pozew składasz przez internet do Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie, bez załączania dokumentów. Możesz w nim dochodzić roszczeń, które stały się wymagalne w ciągu trzech lat przed wniesieniem pozwu.

Sprawy o wartości do 100 000 zł rozpoznaje sąd rejonowy. Właściwy jest co do zasady sąd miejsca zamieszkania lub siedziby dłużnika, a przy umowach także sąd miejsca jej wykonania. Dłużnik ze Stargardu lub okolic trafi zwykle przed Sąd Rejonowy w Stargardzie.

W Sądzie Rejonowym w Stargardzie na wydanie nakazu zapłaty czeka się w praktyce około 3 miesięcy.

Prawomocny nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności pozwala wszcząć egzekucję komorniczą. Jeśli chcesz, żeby sprawę od wezwania do egzekucji poprowadził radca prawny, zobacz, jak prowadzę sprawy o zapłatę w Stargardzie.

Wzór wezwania do zapłaty

Skopiuj wzór poniżej albo pobierz druk wezwania do zapłaty w formacie .doc (Word) i uzupełnij go na komputerze. Wzór ma charakter przykładowy i pokazuje typową konstrukcję pisma, na przykład przy niezapłaconej fakturze, czynszu czy wynagrodzeniu za usługę. Każdą sprawę warto ocenić indywidualnie, dlatego przed wysłaniem dopasuj treść do swojej sytuacji.

Wzór obejmuje typową sytuację. Przy karach umownych, kilku fakturach, zaliczkach albo częściowych wpłatach dopasuj treść do stanu faktycznego. Błąd w kwocie lub podstawie wydłuży późniejsze postępowanie.

Najczęstsze pytania

Czy wezwanie do zapłaty ma moc prawną?

Tak, ale ograniczoną. Wezwanie stawia dłużnika w zwłoce, gdy termin płatności nie był ustalony, i otwiera drogę do wpisu w biurze informacji gospodarczej. Nie jest jednak tytułem egzekucyjnym. Do komornika skierujesz sprawę dopiero z nakazem zapłaty lub wyrokiem.

Czy można samemu napisać wezwanie do zapłaty?

Tak. Wezwanie może przygotować sam wierzyciel, na przykład na podstawie wzoru z tego artykułu. Pomoc radcy prawnego ma sens przy wyższych kwotach, kilku fakturach, karach umownych albo gdy zbliża się termin przedawnienia.

Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?

Ogólnego obowiązku nie ma. W pozwie musisz jednak wyjaśnić, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie. Bez wezwania ryzykujesz też koszty procesu, jeśli dłużnik od razu uzna roszczenie.

Ile kosztuje wezwanie do zapłaty?

Samodzielnie przygotowane wezwanie kosztuje tyle, co list polecony. Wynagrodzenie radcy prawnego za przygotowanie wezwania ustalamy indywidualnie. W transakcjach handlowych część kosztów odzyskiwania należności pokrywa rekompensata od dłużnika.

Czym ponaglenie do zapłaty różni się od wezwania?

Prawnie niczym. Ponaglenie, upomnienie czy monit to zwykle łagodniejsze przypomnienie o zaległej fakturze. Skutki prawne zależą od kwoty, podstawy, terminu i doręczenia.

Ile razy można wysłać wezwanie do zapłaty?

Tyle, ile chcesz, przepisy nie ograniczają liczby wezwań. Kolejne pisma nie przerywają jednak przedawnienia i nie przybliżają Cię do egzekucji. Jedno precyzyjne wezwanie z terminem i zapowiedzią pozwu wystarczy.

Czym grozi wezwanie do zapłaty i co zrobić po jego otrzymaniu?

Sprawdź, czy dług istnieje, czy kwota się zgadza i czy roszczenie się nie przedawniło. Wezwanie nie jest orzeczeniem sądu, więc nie grozi po nim komornik. Nie zwlekaj jednak z odpowiedzią. Jeśli kwestionujesz dług, napisz to wierzycielowi na piśmie. Jeśli dług jest zasadny, rozważ propozycję ugody lub rat, zanim wierzyciel złoży pozew.

Czy istnieje sądowe wezwanie do zapłaty?

Sąd nie wysyła wezwań do zapłaty. Po złożeniu pozwu sąd może wydać nakaz zapłaty. To orzeczenie, a jego skutki wykraczają daleko poza pismo od wierzyciela.

Autor

Marcin Bartniczak

Radca prawny, Okręgowa Izba Radców Prawnych w Szczecinie

Doświadczenie zdobywał w warszawskiej kancelarii radców prawnych oraz w urzędzie administracji publicznej. Autor publikacji z zakresu prawa pracy, gospodarki nieruchomościami i postępowania egzekucyjnego. Prowadzi kancelarię w Stargardzie, każdą sprawę osobiście.

Więcej o mnie →